Rittenregistratie en de Belastingdienst: wat zijn de officiële regels in 2025

Een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst is in 2025 belangrijker dan ooit. Bedrijven werken steeds meer hybride, werknemers gebruiken voertuigen flexibeler en de fiscale regels worden strenger gehandhaafd. Maar wat verlangt de Belastingdienst nu precies? En hoe zorg je ervoor dat je rittenregistratie volledig voldoet?

In dit artikel zetten we alle officiële regels overzichtelijk op een rij, zodat ondernemers, wagenparkbeheerders en werknemers precies weten waar ze aan toe zijn.

Waarom vraagt de Belastingdienst om rittenregistratie?

De Belastingdienst gebruikt rittenregistratie om te controleren of een voertuig zakelijk, privé of gemengd wordt gebruikt. Dit heeft direct invloed op:
•    Bijtelling voor werknemers die een auto van de zaak rijden
•    Kilometerdeclaraties
•    Aftrekbaarheid van kosten
•    Toeslag of boete bij onjuiste registratie

Een correcte rittenadministratie is dus niet alleen wettelijk verplicht in veel situaties, maar voorkomt ook discussie, naheffingen en onzekerheid.

Wanneer is rittenregistratie verplicht?

De Belastingdienst verlangt een rittenregistratie in de volgende gevallen:

Auto van de zaak zonder bijtelling (max. 500 privékilometers)
Rijd je of je werknemer minder dan 500 privékilometers per jaar?
Dan is een sluitende rittenregistratie verplicht om dit te kunnen aantonen.

Poolauto’s
Wanneer meerdere medewerkers een voertuig delen, moet exact worden vastgelegd:
•    Wie wanneer reed
•    Voor welk doel
•    Naar welke bestemming
Zonder sluitende registratie kan de Belastingdienst het volledige privégebruik óf bijtelling toerekenen aan de organisatie.

Kilometerdeclaraties
Declaraties voor zakelijke ritten moeten met onderbouwde gegevens aantoonbaar zijn.

ZZP, MKB en fleetmanagement
Bij gemengd gebruik (privé + zakelijk) is goede documentatie noodzakelijk om fiscale aftrek te onderbouwen.
Wat moet verplicht in een rittenregistratie staan?

Wat moet verplicht in een rittenregistratie staan?

De Belastingdienst hanteert een vaste lijst met vereisten. Een rittenregistratie is alleen geldig als de volgende gegevens per rit zijn opgenomen:
•    Datum
•    Begin- en eindstand van de kilometerteller
•    Begin- en eindadres
•    De gereden route (indien deze afwijkt van de gebruikelijke)
•    Het karakter van de rit (zakelijk of privé)
•    Naam van de bestuurder (bij gedeelde voertuigen)
•    Eventuele tussenstops met reden

Voor zakelijk gereden ritten kan aanvullend worden gevraagd:
•    Bezoekdoel
•    Naam opdrachtgever/relatie

Een registratie die deze elementen mist, wordt als niet-sluitend beschouwd. De Belastingdienst mag dan alsnog bijtelling of naheffingen opleggen.

Handmatig of automatisch registreren?

In 2025 ziet de Belastingdienst een duidelijke verschuiving: organisaties stappen massaal over op automatische rittenregistratie. Reden: handmatige administratie is foutgevoeliger en in audits vaak lastig te onderbouwen.

De Belastingdienst accepteert zowel handmatige als automatische administratie, zolang deze volledig, juist en controleerbaar is.

Bij automatische systemen is vooral de databetrouwbaarheid een sterke plus: ritten worden exact vastgelegd, tijdstempels zijn niet te manipuleren en rapportages zijn direct exporteerbaar.

Hoe controleert de Belastingdienst?

Dat gebeurt op drie manieren:

Steekproeven tijdens controles
Registraties worden vergeleken met:
•    Werkroosters
•    Facturen of afspraken
•    Tankpasgegevens
•    Onderhouds- en APK-data

Vergelijking met voertuigdata
Moderne auto’s leveren steeds meer digitale gegevens, waardoor afwijkingen sneller zichtbaar zijn.

Navragen bij werkgever of werknemer
Bij inconsistenties kan de Belastingdienst aanvullende documentatie eisen.
Juist daarom is een foutloze rittenadministratie essentieel.
Veelgemaakte fouten in rittenregistratie (en hoe je ze voorkomt)
•    Onjuiste of ontbrekende km-standen
•    Geen onderscheid tussen zakelijk en privé
•    Rit vergeten te registreren
•    Route niet kloppend met planning
•    Meerdere bestuurders in één voertuig zonder vermelding

Deze fouten worden vaak gezien bij handmatige invoer. Door duidelijke afspraken, goede interne procedures of automatisering kunnen bedrijven dit eenvoudig voorkomen.

Waarom rittenregistratie relevanter is in sectoren met buitendienst

Voor sectoren waarin voertuigen intensief én door meerdere mensen worden gebruikt – zoals montage, installatie, bouw, service en onderhoud – ligt de nadruk nog sterker op controleerbare en correcte rittenregistratie. Veel korte ritten, wisselende locaties en wisselende bestuurders maken registratie complexer en foutgevoeliger.

Meer weten over rittenregistratie binnen de bouw- en installatiesector?

Voor organisaties in de bouw en installatie gelden extra uitdagingen: veel projectlocaties, materieeltransport, wisselende bestuurders en lange werkdagen op locatie. In een eerder artikel is uitgebreid beschreven hoe bedrijven uit deze sector hun rittenregistratie en fleetmanagement op orde krijgen.

Lees hier de volledige gids