Koerier in Eindhoven of Den Bosch voor kerstpakketten: eerst sorteren

De kerstpakketten staan klaar in uw kantoor in Eindhoven. Een deel gaat naar collega’s op de vestiging in Den Bosch; de rest moet naar medewerkers thuis. Als officemanager heeft u de bestelling geregeld, maar bij het verdelen blijkt dat de adreslijst niet overeenkomt met de stapels dozen. Twee medewerkers halen hun pakket zelf op. Een ander werkt inmiddels op een andere locatie.

Een koerier in Eindhoven boeken lijkt dan de laatste handeling. Toch begint de transportklus eerder. Zolang niet duidelijk is welke doos naar welk adres moet, verplaatst u met de zending ook het uitzoekwerk.

Maak van uw personeelslijst een afleverlijst

Een personeelslijst is nog geen bruikbare afleverlijst. Daarop staat bijvoorbeeld de afdeling van een medewerker, terwijl de chauffeur een bezorgadres nodig heeft. Als de chauffeur thuis bezorgt, heeft hij een huisnummer met eventuele toevoeging nodig. Voor een kantooradres vermeldt u wie de dozen aanneemt.

Voor de vestiging in Den Bosch kunt u één gezamenlijke levering afspreken met een koerier in Den Bosch. Zet dan op de dozen welke vestiging ze ontvangt en spreek af wie ter plaatse het aantal controleert. Namen van medewerkers kunnen nodig zijn voor de interne verdeling, maar hoeven de chauffeur niet te laten raden naar de bestemming.

Werk met één definitieve versie.

Een losse e-mail met een adreswijziging kan na het sorteren alsnog voor verwarring zorgen. Pas daarom zowel de afleverlijst als het etiket op de betreffende doos aan. Een correct adres in uw computer helpt weinig wanneer op het pakket nog het oude adres staat.

Vijf keer per dag aanwezig is geen bezorgafspraak

MVB Koerier is vijf keer per dag in Eindhoven en Den Bosch. Die aanwezigheid is nuttig bij het plannen, maar vertelt nog niet wanneer de chauffeur uw kerstpakketten ophaalt of aflevert. Daarover maakt u een afzonderlijke afspraak. Houd daarbij rekening met het aantal adressen en wanneer de ontvangers aanwezig zijn.

Maak onderscheid tussen een rit naar één vestiging en een distributieronde langs huisadressen. Twintig dozen op één kantoor afleveren is een andere opdracht dan twintig ontvangers bezoeken. Het aantal pakketten is hetzelfde; het werk onderweg niet.

Een strakke vertrekdeadline heeft weinig zin als de ontvangstbalie in Den Bosch al gesloten is wanneer de chauffeur aankomt. Geef dus aan wanneer iemand de levering kan aannemen. Spreek voor thuisadressen ook af wat de chauffeur doet als niemand opendoet. Zonder die afspraak moet de chauffeur mogelijk opnieuw overleggen of later terugkomen.

Leg vast wie sorteert en wie telt

U kunt de vervoerder vragen om de kerstpakketten te sorteren en af te leveren. Spreek dan af wie welk werk doet. Levert u dozen aan die al per bestemming klaarstaan, of moet de vervoerder ze nog verdelen aan de hand van uw lijst? Benoem dat vóór het ophalen, niet terwijl de chauffeur bij de stapels staat.

Zet pakketten die medewerkers zelf ophalen apart. Met een briefje boven op een gemengde stapel kan het misgaan. Zodra iemand dozen verplaatst, verdwijnt het onderscheid. Een aparte plek met een herkenbare aanduiding voorkomt dat die pakketten per ongeluk meegaan.

Tel bij de overdracht per bestemming. Bijvoorbeeld twaalf dozen voor de vestiging en acht voor afzonderlijke huisadressen. Laat de contactpersoon op de vestiging vervolgens controleren of daar inderdaad twaalf dozen aankomen. Zo weet u hoeveel dozen u meegeeft en hoeveel er aankomen, zonder dat de chauffeur uw volledige personeelsadministratie hoeft te kennen.

Bewaar de exemplaren voor afwezige medewerkers apart, met hun naam erop. Anders kan een collega bij het uitdelen een doos meenemen die u later nog wilt laten bezorgen.